Business Intelligence + SCRUM = Solução para gestão da produtividade de equipes

Dentro do contexto de metodologias ágeis, atualmente se faz bastante presente o uso de rotações semanais para realizar a distribuição de tarefas, as chamadas “Sprints”. Entretanto, implementar SCRUM na gestão de uma equipe não costuma ser algo tão simples. Na maioria dos casos a metodologia tem que ser adaptada à detalhes e peculiaridades específicas da rotina de trabalho da equipe, antes que possa fluir e trazer resultados significativos.

Visando obtermos uma visão mais analítica e compreensiva do desenrolar do funcionamento da metodologia ágil em sua equipe, podemos fazer uso de Business Intelligence (Inteligência empresarial) para levantarmos alguns dados interessantes.

Mas primeiro, o que seria o Business Intelligence?

Como muito bem citado por Daniella Doyle em “O que é BI Business Intelligence?” (https://www.siteware.com.br/gestao-estrategica/o-que-e-bi-business-intelligence/)

“BI é um conjunto de teorias, metodologias, processos, tecnologias e estruturas que transformam grandes quantid ades de dados que, sozinhos, não significam muito, em informações essenciais para uma boa gestão.

Ou seja, é um conjunto de técnicas e de ferramentas que visam oferecer suporte à tomada de decisão e ao monitoramento de resultados dos investimentos da empresa.

Uma forma de agrupar e explorar informações para descobrir vantagens para o seu negócio.”

Desse modo, conseguimos fazer uso de ferramentas de BI para gerar visualizações interessantes no processo de compreensão do funcionamento da gestão da equipe.

Nesse post são retratadas descritivamente as etapas envolvidas no processo de desenvolvimento da solução criada. Mas para fins de “TL;DR” (“Longo demais, não li”), podemos elencar as vantagens atingidas da seguinte forma:

1. Organização dos Dados — Na massa de dados envolvida nesse projeto, a empresa utilizava de planilhas em Excel, ordenadas de maneira temporal, ou seja, cada nova linha seria uma nova atividade que entrou no planejamento semanal, contendo seu peso/pontuação. Após a implementação da solução, através do código em VBA, uma interface com botões permitiu ao usuário reordenar as planilhas de acordo com sua intenção (primeiro tarefas mais antigas / mais pesadas / mais novas…)
2. Visualização dos Dados — Devido ao uso da ferramenta de BI Tableau, os dados contidos nas planilhas são expostos em forma de gráficos de Burndown e Desemepnho, permitindo ao gestor uma compreensão visual do desempenho da semana. A pontuação de atividades estipuladas para serem feitas ao longo da semana x os pontos que foram concluídos são expostos no gráfico de Burndown, e a performance de pontos de cada funcionário no gráfico de Desempenho.
3. Planejamento Realista — Sendo possível de se visualizar estes dados, o momento da tomada de decisão da divisão de tarefas semanais com SCRUM se torna mais coerente com a realidade. Uma vez que temos como analisar o histórico de comportamentos performáticos da equipe sob determinados cenários ocorridos nas semanas, junto ao peso das tarefas que lhe foi atribuído, o gestor pode realizar uma atribuição de tarefas mais precisa, mitigando possíveis riscos de certas tarefas não serem entregues ao fim da sprint semanal.

Resumo

Neste artigo, elucida-se o processo de desenvolvimento e validação de uma ferramenta de base em Business Intelligence, visando a gestão de equipes durante o desenvolver de suas atividades ao longo de uma semana de sprint. Neste paper, também se retrata o entendimento do cenário e escopo onde a solução foi inserida, assim como suas fases de validação

Introdução

Baseando-se na recente implantação da metodologia ágil Scrum, somada ao flutuante fator de produtividade de uma equipe, surge a necessidade de haver um melhor gerenciamento e análise sobre as atividades desempenhadas pela equipe dentro do período de uma semana, conhecido como Sprint dentro da adaptação da metodologia ágil SCRUM adotada pelo cenário empresarial aqui retratado.

No cenário empresarial aqui retratado, a metodologia organizacional da equipe foi implementada fazendo uso de um grande quadro físico, contendo divisórias características das métricas temporais utilizadas em uma metodologia ágil, como To-Do, Doing, Done, IceBox, entre outros. Neste quadro eram fixadas notas adesivas que descreviam as atividades a serem performadas pela equipe, contendo o tipo de atividade, peso, pontuação e uma breve descrição. Também se utilizam de uma massa de dados em forma de planilhas, contendo dados sobre as atividades, como sua data de entrada, status, pontuação, entre outros.

Foi solicitado portanto, o desenvolvimento de uma ferramenta tecnológica que auxiliasse a equipe a melhor gerir seu tempo e performance de tarefas concluídas, utilizando-se da geração de gráficos que fossem capazes de refletir o decorrer das tarefas estipuladas pela equipe para serem feitas dentro de cada semana. Estes visualizações de dados foram determinadas no escopo do projeto, para serem levantadas através do uso do software Tableau[1].

Desenvolvimento

O processo de desenvolvimento teve início após as reuniões iniciais, onde presencialmente a equipe esteve em contato direto com o idealizador do projeto e o gestor da equipe, até haver um entendimento claro sobre a proposta, e alinhar-se de que maneire seria desenvolvida a solução, visando a melhor forma de se atingir os objetivos e expectativas.

Optou-se por disponibilizar ao usuário através de uma interface desenvolvida em Visual Basic for Applications (VBA)[3], diferentes formas de ordenação das tarefas presentes nas tabelas Excel, após o preenchimento de alguns dados relevantes a serem usados como métricas organizacionais, como o número de funcionários que estariam atuantes nesta Sprint, suas . Desta forma, permitiu-se ao usuário ordenar as atividades de acordo com a prioridade escolhida para o momento, possibilitando as tarefas de serem focadas por seus parâmetros de peso-pontuação (notas de tarefa) ou tempo em registo, ou seja, atividades mais antigas ainda pendentes.

Então, foram definidas algumas alterações na tabela organizacional, para prepara-la de maneira ideal a ser tratada pela perspectiva de Business Intelligence. As mudanças foram inclusões das seguintes colunas: Status — se trata sobre o estado atual onde uma atividade se encontra, como pendente, em execução ou como interrupção, sendo este último um status apenas atribuído à atividades de máxima importância que entraram subitamente no planejamento semanal; Matrícula — diz respeito a qual funcionário irá executar cada atividade; Meta — somatória de atividades para a semana; Equipe Capacidade — somatória de atividades possível de se realizar na semana, de acordo com parâmetros inseridos na interface; Pontos Ideais — somatória de notas de atividades recomendadas para cada dia, de acordo com parâmetros inseridos na interface; Pontos Reais — somatória de notas de atividades concluídas durante a semana;

Sob a perspectiva de desenvolvimento em torno do software Tableau, foi estudado pela equipe a melhor maneira com a qual se poderia montar uma estrutura de recebimento do arquivo de planilha, para que de maneira automatizada houvesse a entrada dos dados de acordo com os respectivos campos da tabela de entrada.

Resultados

Totalizou-se uma massa de dados de planilhas formatadas de maneira que feito o processo de ordenação, a tabela se encontra em estado ideal para ter seus dados computados pelo software Tableau[1], de maneira a gerar os dois gráficos definidos no escopo de Business Intelligence do projeto: Burndown e Desempenho.

O gráfico Burndown, permitiu a visualização dos dados das planilhas de maneira a compreender de forma comparativa as quantidades de notas das tarefas que foram realizadas dentro de cada dia, em relação ao que se estipulou pelo algoritmo como ideal. Já o gráfico de Desempenho, traz à tona a visibilidade da somatória de notas realizadas por cada matrícula de funcionário presente na semana retratada, diferenciando entre atividades padrão e atividades de tipo interrupção.

Através da solução desenvolvida, foi levantada uma ferramenta que auxilia o time na adaptação ao controle de controle de atividades dentro de cada métrica semanal sprint, dentro das práticas da metodologia SCRUM, e que ao final de cada sprint concluída são gerados gráficos de Business Intelligence como forma de relatório da produtividade decorrente da semana.

O processo de desenvolvimento da solução levou três meses, possuindo um considerável número de reuniões de validação com o cliente e usuário final ao longo do processo.

Tecnologias Utilizadas

Para o desenvolvimento da ferramenta foram utilizados como recursos uma planilha Excel[2] contendo uma massa de dados gerados pelo antigo sistema da empresa; O software Tableau[1] que seria responsável por processar e gerar os relatórios gráficos necessários para atender os principais objetivos do projeto. Como passos iniciais, foi necessário a realização de alterações nos campos da massa de dados para que o Tableau pudesse processar de maneira coerente tais dados. Após serem realizadas alterações e inclusões nas tabelas de massa de dados, foi utilizado de código VBA (Visual Basic for Applications) do próprio Excel para desenvolver macros, com o objetivo de satisfazer a filtragem e ordenação dos dados quando gerados os gráficos de Burndown. Uma vez que as alterações e outras configurações na planilha base foram realizadas, a massa de dados foi importada para o software Tableau, permitindo que o gráfico burndown fosse gerado de maneira coerente e automatizada.

Conclusão

Com base no que foi apresentado, pode-se afirmar que a ferramenta foi desenvolvida de acordo com os requisitos levantados, analisados e solicitados pela empresa retratada neste paper. Desta maneira atingindo os objetivos principais de análise organizacional, otimização no momento da tomada de decisão da abordagem das tarefas da semana, e melhoria na gestão da produtividade do time, através da visualização dos dados , através da emissão de gráficos que parametrizam tal produtividade.

Referências

Neste artigo são citadas as tecnologias utilizadas dentro do escopo de desenvolvimento da proposta de otimização organizacional-performática, sendo estas Tableau [1], Microsoft Excel [2] e Visual Basic for Applications [3], enquanto o projeto organizacional foi embasado na proposta da metodologia ágil SCRUM [4].

1. Tableau, disponível em https://www.tableau.com/pt-br, acessado em 10/09/2019 às 18:35
2. Microsoft Excel, disponível em https://products.office.com/pt-br/excel, acessado em 10/09/2019 às 18:36
3. Visual Basic for Applications (VBA), disponível em https://pt.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic_for_Applications, acessado em 10/09/2019 às 18:37
4. SCRUM, (Desenvolvimento de Software), disponível em https://pt.wikipedia.org/wiki/Scrum_(desenvolvimento_de_software), acessado em 10/09/2019 às 18:33